仕事をスピードアップさせるために必要なたった３つだけのこと

こんにちは。
しんてぃーです。

自分は仕事スピードが遅いかもしれない。

仕事が溜まる一方で全然片付かない。

先輩は定時で帰るのに自分はいつまでも残業している。

って思ったことありませんか？

僕は昔よく思っていました。

定時で仕事を切り上げる上司や先輩をみて

「なんであんなに早く帰れるんだろ？」

って思ってました。

今回は仕事が遅かった僕が、「仕事をスピードアップさせるのに必要なたった３つだけのこと」についてお話ししていきます。

仕事が遅いといいことがない

仕事が遅くて特をすることは一つもありません。

仕事を長い時間していると残業代は増えるかもしれませんが、
それ以上に大切なものをどんどん失ってしまいます。

失うものはたくさんありますが、大きく分類すると３つ。

1つ目は時間です。

仕事が遅いと仕事をしている時間が長くなります。

当然ですが、仕事をしている時間が長ければ、
その分家族と過ごす時間や勉強するための時間が削られます。

１日は２４時間しかありませんから。

大切なパートナーと楽しく会話する時間

子供がどんどん大きく成長していくのを見る時間

自己成長のために本を読んだり、勉強をしたりする時間

人生を豊かにする時間を犠牲にして仕事をしなきゃいけなくなるんです。

時間の使い方は命の使い方ですから、
何にたくさん時間を使うのかは常に考えるべきです。

なんとなくダラダラと仕事をしてしまうことほどもったいないことはありません。

２つ目は信用を失います。

仕事が遅いと上司から「こいつ、いつまでこの仕事してるんだ？」と疑問に思われます。

普通だったらもう終わってもいい仕事にいつまでも時間をかけていると
サボっていると思われたり、
処理が遅い無能だと思われたりしてしまいます。

そのように一度思われるとあなたの信用はどんどん失われていきます。

信用を失うと職場の人間関係に影響が出てきますし、

悪い噂はどんどん広がっていきます。

一度失った信用を取り戻すのはとても難しいです。

３つ目は成長を失います。

先にあげた２つ、時間と信用を失った結果、あなたが成長する機会すら失われます。

時間がないと自分をレベルアップさせるための時間を取ることができません。

意外と社会人になった途端勉強しなくなる人が多いですが、
めちゃくちゃもったいないことです。

社会人になってからする勉強は自分の人生に直結することばかり学ぶことができます。

勉強をしないということは人生を豊かにするチャンスを自ら手放しているようなものです。

また、信用を失うとやりがいのある仕事を上司から任されることがなくなります。

仕事のスキルはレベルの高い仕事に触れると一気にレベルアップさせることができます。

難易度の高い課題について自ら考え、仮説を立て、検証し、実行する。

結果を経営層にレポートし、会社の上層部の考え方を直接聞き、自分の施策に反映させる。

こういう経験が自分の世界を打ち破り、視野を広げることにつながります。

若いうちにどんどんこういう経験をしておくべきです。

仕事の仕方がめちゃくちゃ変わります。

こういった経験は上司から信用されていないと経験させてもらえません。

つまり仕事が遅いと成長する機会すら奪われてしまうんです。

だから、仕事が遅いのは悪。

仕事スピードをあげていきましょう。

仕事が遅くなるワケ

ダラダラ仕事をしようと思っている人を除いて、
仕事が遅くなる人にはいくつか特徴があります。

なんでも自分でやろうとする人は仕事が遅い傾向にあります。

なんでも自分でやろうと思う人は責任感が強い人だと思います。

責任感が強いこと自体はとても素晴らしいことです。

ですが、仕事の全てを自分でやろうとするので、仕事のスピードが遅くなるのです。

資料の作成
業務フローの確認
ミスや誤字脱字のチェック

なんでも自分でやらないと安心できないタイプ。

自分で確認しないと気が済まないタイプ。

このように人に任せられない人は結果として仕事のスピードは遅くなりますね。

知識不足。

これも仕事が遅くなるかなり大きな原因です。

知識が足りてないと何をすればいいか分からなくなります。

あーでもない、こーでもないと色々考えているフリをして無駄に時間を過ごしてしまうんです。

知識がないと手が止まっちゃうんですよね。

あれ、本当にこのやり方でよかったっけ？

とか

この部分のデータが分からないけどどうやって入手しよう。。。

とか。

こうやって考えている時間が本当にもったいないです。

逆に知識があって自分が何をすればいいか明らかな人は、どんどん行動して自分のタスクをこなしていきます。

迷うことが少ないので、スピーディーに自分の仕事を処理していけます。

あとは行動が遅い人。

文章を読むのが遅かったり、

知識を言語化するのが遅かったり、

状況を理解するのが遅かったりする人。

こういう人は仕事が遅いです。

まあ、単純に行動が遅いから、仕事も遅くなって当然なんですが。。。

これが一番根深いかもしれませんね。

仕事をスピードアップさせるたった３つのコツ

仕事をスピードアップさせるにはいくつかコツがあります。

今日はその中でも簡単かつ強力な３つの方法を紹介していきます。

①ツールを使う

仕事が遅い人が手っ取り早くスピードアップするなら、ツールを使うのが一番です。

なぜツールを使うといいか。

それはツールを使うと自分の時間を増やすことができるからです。

ある意味、自分の分身として働いてくれるのです。

ツールを使えば、自分が作業している間に別の作業を進めてくれます。

つまり、同時に２つ以上の仕事をすることができるようになるのです。

しかも自分で手を動かして作業するより何倍も速く正確です。。

例えば、Excelで関数を組めば、どんな複雑な計算も人間より速く正確に回答にたどり着くことができます。

たまに全部電卓で計算している人がいます。
しかもExcelに数字が入力されているのに。

これは正直なぜ電卓で計算をしているのか謎です。

かなりタイムロスしてしまっています。

もしあなたがツールを使いこなせていないと思うなら、ツールを導入するとかなり仕事が速くなりますよ。

まずはExcelで関数を組めたり、ショートカットキーを自由に使えるようになりましょう。

これだけでかなり業務スピードに差が生まれます。

②人を使う

２つ目は人を使うということです。

もう少し具体的に言うと人の知識を使うということです。

仕事が遅くなる原因の１つとして知識不足という話をしました。

それを手っ取り早く解消するために、他人の知識をフル活用しましょう。

自分が持っていない知識を１から調べて仕事をすると、その業務に取り掛かるまでにかなり時間がかかってしまいます。

正直、知識のない自分の頭で解決策を見つけ出そうとするのは時間の無駄です。

知識のない頭からは生産性のある解決策は絶対に思い浮かびません。

これは料理と同じです。

例えば急に肉じゃがを作れと言われたとして、すぐに作れますか？？

レシピが頭の中に入っている状態、つまり知識のある状態ならあっという間に作ることができます。

一方で肉じゃががどんなものか、どんな材料でできるのか、どのような調理方法をするのか等知らなければ、何から手をつけていいか分からず、いつまでも肉じゃがを作ることができません。

知識がないとすぐアクションを起こせないんですよね。

だからどんどん他人の知識を借りて、自分がするべきことを整理して次のアクションに移りましょう。

肉じゃがもクックパッドを見て、レシピが分かれば簡単に作ることができますよね。

仕事も進め方は同じです。

③自分の処理スピードを上げる

文字を読むスピードや文章の内容を理解するスピードを上げると、どんどん仕事を処理していくことができます。

どんなに仕事の仕方を改善したとしても仕事スピードを上げたければ、最終的には自分の処理スピードを上げなければなりません。

どれだけツールや人を使って仕事をしても、結局は自分の仕事の処理スピードが遅いと仕事は終わらないんですよね。

どうしてもツールや人に頼らず自分でやるしかない業務って必ずありますし。

若手の頃は資料作りや決裁書作りなんかは他人に頼めないし、自分でやるしかないですよね。

処理スピードを上げるために有効なのが速読です。

はい。

いつも言ってますが、速読は仕事をする上で超使えます。

文章を読むスピードが速くなると、メールのチェックや案件の概要把握に時間がかからなくなりますし、

頭の回転が速くなるので、テキパキと仕事を処理していくことができるようになります。

またインプットスピードが上がるので、どんどん勉強をして知識不足を解消すれば更に仕事スピードがアップします。

まとめ

今回は、

①ツールを使う

②人を使う

③自分の処理スピードを上げる

という３つの仕事スピードをアップさせるコツをお伝えしました。

仕事はちょっとした工夫だけでも随分とスピードアップできます。

その工夫を怠って、大事な時間や信頼や自分の成長を失ってしまうのは本当にもったいないです。

今回伝えた方法を是非取り入れて、仕事のスピードアップを計ってください。

では！